การบริหารงานลูกหนี้

คนทำธุรกิจทุกคนคงชอบการขาย แบบเงินสด ด้วยกันทั้งนั้น แต่พอการค้าผ่านไปสักระยะ การให้สินเชื่อหรือเครดิต กับลูกค้า เป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องมี ฉะนั้นการบริหารลูกหนี้ ย่อมจำเป็นสำหรับคนทำธุรกิจ เป็นอย่างมาก ..

การบริหารระบบงานลูกหนี้ ในปัจจุบันนับว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากหลักใหญ่ในการทำธุรกิจ เรื่องแรกคือต้องขายให้ได้ ตามมา คือเก็บเงินให้ได้ บริษัทส่วนใหญ่ จะประสบปัญหา เรื่องใหญ่ ๆ ดังต่อไปนี้ (โดยเฉพาะถ้าอยู่ในประเทศไทย)

• เงื่อนไขการนับเครดิต ต้องนับจากวันสิ้นเดือน หรือวันวางบิล ทำให้เครดิตที่ให้ก็ขยายไปอีก เช่น ให้เครดิต 30 วัน ขายตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ให้เริ่มนับเครดิต วันที่ 1 กุมภาพันธ์ เป็นวันแรก ครบกำหนด 28 หรือ 1 มีนาคม ไปโน่นเลย ทำให้เครดิตยาวจาก 30 วันกลายเป็น 60 วันไปเลย โดยไม่รู้ตัว
• ตีเช็คล่วงหน้า ตอนไปเก็บ เก็บได้ แต่เช็คที่จ่ายลงวันที่ล่วงหน้า ไปอีก 10-20 วัน, บางครั้งก็ลงวันที่วันเสาร์/อาทิตย์ หรือวันหยุดธนาคารอีก (โดยจงใจ)
• เลื่อนการจ่ายเช็ค โดยอ้างว่า เจ้านายไม่อยู่บ้าง, ติดวันหยุดบ้าง, เอกสารทางบริษัทฯ เรามีปัญหาบ้าง เช่น ไม่มีใบสั่งซื้อ, เอกสารประกอบไม่เรียบร้อย
• ตกลงกันเป็นเงินสด แต่เวลาจ่ายชำระ จ่ายเช็ค(เงินสด)เบิกได้ภายใน 3-7 วัน เลยไม่รู้ว่าสดยังไง เพราะไม่ได้จ่ายเงินเลย
• ให้วางบิลตามใบสั่งซื้อ(Purchase order) ซึ่งใบสั่งซื้อต้อง “จบ” (ส่งของให้ครบก่อน) แต่ขอโทษทีเหอะ สินค้าไม่ยอมให้ส่งให้ครบ อ้างว่า ที่เก็บไม่พอบ้าง, ไม่มีคนรับของบ้าง แล้วเมื่อไรมันจะจบสักทีละ แต่บางครั้งก็เป็นที่บริษัทฯ เอง หา/ผลิต สินค้าให้ลูกค้าไม่ได้
• ให้วางบิลพร้อมส่งสินค้าเลย ต้องแนบใบสั่งซื้อด้วย แต่ใบสั่งซื้อตัวจริงยังไม่มา ตอนที่สั่งของใช้ใบ PR (Purchase request, ใบขอซื้อใช้ภายใน-ผู้เขียน) แทนแล้วบอกว่าใบสั่งซื้อตัวจริงจะตามมาทีหลัง เลยต้องเสียเวลาติดตามใบสั่งซื้ออีกนาน
• ต้องการให้ส่งสินค้าปลาย ๆ เดือนเพราะต้องใช้สินค้า แต่ให้เปิดบิลต้นเดือน จะได้ขยายระยะเวลาในการเก็บเงินต่อไปอีก เพราะดูตามเอกสารเป็นบิลของเดือนใหม่ แต่รู้ไหม การทำอย่างนี้จะเกิดปัญหาหลายอย่างติดตามมา เช่น สินค้าคงเหลือไม่ตรงตามเอกสารเข้า-ออก, ผิดหลักสรรพากรที่ว่าต้องเปิดบิลขายเมื่อมีการส่งมอบ, ยอดขายไม่ตรงเดือน, ค่าใช้จ่ายที่มีเกี่ยวกับการขายไม่สอดคล้องกับยอดขาย, ระยะเวลาในการเก็บหนี้ยาวนานกว่าปกติ(ซึ่งนานอยู่แล้ว)

ทำให้บริษัทฯ ที่ระบบควบคุมลูกหนี้ไม่ดีประสบปัญหาการเงินโดยไม่รู้ตัว กว่าจะรู้บางทีก็สายไปเสียแล้ว ฉะนั้น ผู้ที่ทำหน้าที่ฝ่ายการเงิน หรือเกี่ยวข้องกับระบบงานดังกล่าว จำเป็นที่จะต้องติดตามดูแลอย่างใกล้ชิด เพื่อปรับปรุงระบบงานหรือนำเสนอนโยบายที่สอดคล้องกับสถานการณ์ ที่เกิดขึ้น การปรับปรุงทำได้หลายอย่างเช่น

• ก่อนการตกลงเงื่อนไขเครดิต ต้องกำหนดให้ชัดเจน ว่านับวันตั้งแต่วันไหน ส่งของหรือวางบิล
• ถ้ากรณีขายอยู่แล้ว ให้เปลี่ยนแปลง รอบวันวางบิลให้เร็วขึ้น โดยการขอวางบิลก่อนหรือส่งของพร้อมวางบิล(กรณีมีการขายน้อยครั้ง/รอบเดือน) เพราะหลายบริษัทฯ นับวันเครดิตจากวันวางบิล ยิ่งวางบิลช้า บริษัทฯ ยิ่งเสียเปรียบเพราะเก็บเงินช้าตามไปด้วย
• ถ้าพบกรณีตีเช็คล่วงหน้าและเกินจากเครดิตที่เราตกลงกัน ให้ขอแก้ไขวันที่ในเช็ค อย่ากลัวเสียเวลา เพราะถ้าเราไม่เข้มงวดวันหลังลูกค้าจะทำอย่างนี้อีก
• กรณีวันที่หน้าเช็คถึงกำหนด ให้นำเช็คเข้าตามวันและเวลาที่กำหนด (ถึงแม้บางครั้งลูกค้าจะขอร้องให้นำเข้าวันหลังก็ตาม) เพราะกรณีมีปัญหาฟ้องร้องกันบริษัทฯ จะเสียเปรียบในทางคดีเพราะลูกค้าจะอ้างเหตุผล ว่าวันที่จ่ายเช็คมีเงินแต่บริษัทฯ ไม่นำเข้าเอง ถ้าไม่อยากมีปัญหาในอนาคต ก็ไม่ควรยืดหยุ่นในเรื่องนี้
• หลีกเลี่ยงการรับเช็คลงวันที่ย้อนหลัง ถ้าได้รับเช็คกรณีนี้ ให้ทำการติดต่อลูกค้าและสอบถามเลยว่าทำไมถึงตีเช็คแล้วไม่จ่ายเงิน (อ้างไปเลยว่าเจ้านายตำหนิเรา-ว่าเราไม่ติดตามเช็คออกแล้วไม่ไปรับ) เพราะจะมีปัญหาแบบเรื่องเช็คถึงวันแล้วไม่นำเข้า ถ้าได้รับเช็คแบบนี้พึงระวัง และควรจะต้องระบุในใบเสร็จรับเงินให้ชัดเจน ว่าได้รับเช็ควันไหน
• กรณีลูกค้าเลื่อนนัด ชำระจากปกติที่เคยตกลงกัน ให้แจ้งให้หัวหน้า/เจ้านาย ทราบเสมอ รวมถึง ให้บันทึกหลังใบวางบิล/ใบรับวางบิล ด้วยว่าเคยโทรไปตามแล้วกี่ครั้ง ติดต่อใคร ได้ความว่ายังไง บันทึกให้ละเอียด เพื่อเวลาโทรไปตามทีหลัง/คนอื่นมาโทรตามแทน/เจ้านายหรือหัวหน้าถาม จะได้ตอบได้ว่าเรื่องราวเป็นมายังไง

จากปัญหาที่หลากหลาย ดังกล่าวข้างต้น ย่อมปฏิเสธไม่ได้ว่า ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับลูกหนี้ มีความสำคัญกับบริษัทฯ ไม่น้อยกว่าระบบอื่น ๆ จำเป็นต้องได้รับความใส่ใจในเรื่องดังกล่าวเป็นอย่างมาก ซึ่งทาง Adm เล็งเห็นปัญหาดังกล่าว จากการทำงานที่ผ่านมา ตั้งแต่ปี 39 adm ที่พบเจอปัญหาต่าง ๆ ในการวางระบบ/ให้คำปรึกษากับลูกค้า นอกจากรายงานมาตรฐานที่ส่วนใหญ่ มีในโปรแกรมสำเร็จรูปอยู่แล้ว ทาง Adm คิดว่ายังไม่เพียงพอ จึงได้พัฒนาระบบรายงาน/แนวคิด เพื่อใช้ในบริหาร ขึ้นมาหลาย ๆ ส่วนด้วยกัน ซึ่งได้นำไปใช้กับลูกค้าหลาย ๆ รายของ สำนักงานฯ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

• ระบบลูกหนี้ 2 มิติ
• เป็นรายงานที่ออกแบบเพื่อใช้ในการดู ภาพรวมของการขาย/รับชำระทั้งระบบสามารถแยกย่อยเป็นเขต/พนักงานขาย/กลุ่มธุรกิจ สามารถใช้ดูเรื่องของอายุหนี้ ดูความคืบหน้าการรับชำระ และยอดขายคงค้างว่าประกอบด้วยเดือนไหนบ้าง, มีความผิดปกติที่ไหน, การรับชำระในเดือนมีสัดส่วนยังไง ทั้งหมดนี้ คุณสามารถดูได้ในกระดาษ A4 เพียงแผ่นเดียว
• ระบบวิเคราะห์ลูกหนี้ด้วยเส้น
• เป็นการออกแบบการวาดเส้นของลูกหนี้ที่สนใจ ไม่ว่าจะเป็นรายบริษัทฯ หรือรายกลุ่ม หรือตามพนักงานขาย ใช้ในการดูการเปลี่ยนแปลง การขาย/การรับชำระ เพื่อวิเคราะห์หาการเปลี่ยนแปลงที่ผิดปกติของลูกค้าได้ เพียง เส้น 1 เส้นและจุด 3 จุด ดูง่าย/เข้าใจได้เร็ว
• ระบบ net credit ประกอบด้วย nc1, nc2
• เป็นเทคนิคการคำนวณหาวันที่ ชำระที่แท้จริง จากข้อมูลที่ผ่านมาเพื่อนำมาเปรียบเทียบกับเครดิตที่บริษัทฯ ให้ว่ามีความแตกต่างกันมากเท่าไร เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา เปลี่ยนแปลงเงื่อนไข หรือคุยกับลูกค้า เพื่อเป็นการลดความเสี่ยง และติดตามควบคุม ควรจะมีการ Update nc1, nc2 ในฐานข้อมูลลูกค้า (master customer) อยู่เป็นประจำ ทุก ๆ 3 หรือ 6 เดือน