งาน – วางระบบ
คืองานที่เราเข้าไปศึกษาระบบและความต้องการของผู้บริหาร, จัดหา, ฝึกอบรม, ปรับปรุงระบบ ดูแลการใช้งานเบื้องต้น รวมทั้งเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม, ให้คำปรึกษา ทั้งระบบงานเฉพาะ, ระบบบัญชี เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาตรงความต้องการขององค์กร เหมาะสำหรับผู้ที่กำลังเริ่มระบบงานใหม่, ปรับปรุงระบบงานเดิม หรือขยายหน่วยงาน
การให้ผู้มีประสบการณ์เข้าไปช่วยวางแผนการทำงานให้ ย่อมทำให้งานที่ต้องการ เร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลา ทั้งเรื่องขั้นตอนการทำงาน, เรื่องคน, เรื่องโปรแกรมที่จะใช้ ล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องที่ต้องวางแผนอย่าง ระมัดระวังรอบคอบ มิใช่ทำไปก่อนแล้วพอทำไปสักพัก(หรือหลายพัก)งานก็มีปัญหาบางครั้งก็เกินจะ เยียวยาแก้ไขเสียแล้ว
ปัญหาที่แก้ง่าย คือธุรกิจ ที่เพิ่งเริ่มต้นใหม่ เพราะทั้งงาน, ปัญหา, คน ยังน้อยมีอะไรสามารถที่จะ แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าธุรกิจที่เปิดมานาน (มากกว่า 3 ปี ขึ้นไป)ปัญหาที่เกิดมักจะยากและใช้เวลา ในการแก้ไขนานกว่าปกติ (ค่าใช้จ่ายยิ่งมากตามไปด้วย)
ขั้นตอนการวางระบบโดยทั่วไป ประกอบด้วย
ศึกษาระบบงานเดิม
เพื่อเป็นข้อมูลในการทำงานต่อไปประชุมความต้องการของผู้บริหาร
ว่าต้องการอะไร,นโยบายเป็นยังไง ให้ความสนใจอะไรพิเศษวิเคราะห์ปัญหา/วางแผน
ว่าต้องทำอะไรยังไง จากที่เป็นอยู่ให้สอดคล้องกับความต้องการผู้บริหารประชุมแผน
ให้กับทีมปฏิบัติงาน, ทีมให้คำปรึกษา, และลูกค้าทั้งส่วนผู้บริหารและปฏิบัติการปฏิบัติตามแผน
เช่นการเปลี่ยนแปลงระบบงาน, การฝึกอบรมระบบใหม่, การติดตั้งติดตามและประเมินผล
ว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่, ต้องปรับแก้ไขอะไรตรงไหนอีกบ้าง
จาก ประสบการณ์ของสำนักงานส่วนใหญ่ ปัญหาของการวางระบบ จะอยู่ที่ขั้นตอนปฏิบัติ งานจริง ตามแผน เพราะหลายครั้งที่ประชุมกัน แบบหนึ่ง แต่ทำงานจริงอีกแบบหนึ่ง, บางครั้ง พนักงานเอง ไม่ยอมทำตาม, บางครั้งก็ผู้บริหารทำนอกแผน, ฉะนั้นการวางระบบ ทุกครั้งมักจะได้ผลลัพธ์ ที่ไม่ค่อยแฮปปี้กันทั้ง 2 ฝ่าย ทั้งผู้รับวาง/ผู้จ้าง บางครั้ง ปัญหาเยอะมากการแก้ไขใช้เวลาค่อนข้างมาก ทำให้ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นมากกับผู้จ้างจนรู้สึกไม่คุ้ม
ผู้รับจ้างวาง ระบบ !! ในตลาดมีมากมาย ประกาศรับงานอย่างคึกคัก ไม่เชื่อลองค้นหาคำว่า “รับวางระบบบัญชี” ที่ Google.com ดูซิครับ ขึ้นมาตั้งหลายร้อยราย ถ้าโทรไปคุยด้วย แผนการณ์ก่อนทำ, การเสนอ งานฟังดูน่าเคลิบเคลิ้ม ชวนฝัน ทำแล้วจะดีแบบนั้นจะดีแบบนี้ ส่วนใหญ่ทำไม่ค่อยสำเร็จสักเท่าไร หรือได้ไม่ เท่าที่คาดหวัง (รวมทั้งเราเองก็เหมือนกัน 555)เพราะค่าคาดหวังต่างกัน ผู้ว่าจ้างมักคิดว่าการจ้างคน วางระบบแล้วจะทำให้หมดปัญหาอย่างรวดเร็วและใช้เวลาสั้นๆ ในความเป็นจริงต้องใช้เวลาพอสมควรในการ ที่จะเยียวยาแก้ปัญหาที่พบ
แนวทางการเลือกผู้วางระบบที่บริษัทฯ ควรเลือกมีดังนี้ครับ
– ประสบการณ์ เป็นยังไง เคยทำอะไรมาบ้าง ไม่ว่าการทำงาน, การวางระบบ แนวธุรกิจที่ทำมา, ผลลัพธ์ที่ได้ เป็นยังไง คุยมาก มักไม่ค่อยได้เรื่อง ..
– ปัจจุบันทำ งานอะไร เป็นพนักงานประจำที่ไหนหรือไม่ ส่วนใหญ่มักจะชอบถ้าบอกว่าทำงานประจำให้ที่ ใหญ่บริษัทฯ ใหญ่ๆ เพราะเห็นชื่อเสียงดี ขอให้ถามสักนิดว่าเขาทำหน้าที่อะไร, แล้วถ้างานเรา มีปัญหาเขามีแผนการณ์แก้ไขงานเร่งด่วนยังไง,ถ้าทำเป็นอาชีพจะดีกว่า(ติดตามได้ง่าย)
– การคิดค่าบริการ ดูว่าคิดยังไงราคาเท่าไร, มีความสมเหตุสมผลไหม คิดแบบครั้งเดียวเบ็ดเสร็จ(เหมา) หรือคิดแบบรายครั้ง, รายเดือน ให้ถามให้ละเอียด เลือกแบบที่เราพอใจ แต่ผมให้ประเด็นไว้ ถ้าผู้รับงาน คิดค่าใช้จ่ายแบบเหมา ส่วนใหญ่ เสร็จครับ !! ทะเลาะกันทุกราย เพราะคนรับงานไม่สามารถแบกรับต้นทุน ในอนาคตได้ไหว จนต้องเลิก(หนี) ไปในที่สุด เพราะผู้จ้างมักจะใช้งานคุ้ม(เกินคุ้ม) ไม่รู้จะโทษใคร
– แนว ทางในการทำงาน หรือขั้นตอนในการทำงานครับ ให้ถามให้ละเอียดว่ามีแผนการทำงานยังไง, เพื่อจะได้ศึกษา ดูว่าผู้รับจ้่างมีความเป็นมืออาชีพขนาดไหน และน่าจะทำงานให้เราแค่ไหน
ที่เหลือก็เป็นการสรรหาว่าจ้างกัน ขอให้ทุกท่านโชคดีในการเลือกผู้ให้บริการ ..